Политика общества с ограниченной ответственностью «РЕХАУ» в отношении обработки персональных данных и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «РЕХАУ»
К.Р.Гайнуллин
01.07.2021

1.    Общие положения

1.1.    Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью «РЕХАУ», адрес места нахождения – Российская Федерация, 117186, г. Москва, ул. Нагорная, дом 3А, этаж 3, помещение I, комната 3 (далее – ООО «РЕХАУ», Оператор) в отношении обработки персональных данных и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2.    Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Оператор. 
1.3.    Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4.    Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на всех принадлежащих Оператору интернет-сайтах.
1.5.    Основные понятия, используемые в Политике:
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
персональные данные разрешенные субъектом персональных данных для распространения - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном Законом о персональных данных;
оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными; в Политике под Оператором понимается ООО «РЕХАУ».
обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор; запись; систематизацию; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передачу (распространение, предоставление, доступ); обезличивание; блокирование; удаление; уничтожение;
автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
1.6.    Основные права и обязанности Оператора.
1.6.1.    Оператор имеет право:
1)    самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
2)    поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. В договоре, заключаемом Оператором с лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению Оператора, прописывается обязательство указанного лица соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;
3)    с согласия субъекта персональных данных передавать персональные данные другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе, осуществлять трансграничную передачу персональных данных в корпоративную систему управления предприятием SAP с целью учёта и анализа персональных данных. Лицо, получившее персональные данные по договору с Оператором, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, что отражается в договоре, заключаемом между Оператором и указанным лицом.
4)    в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор продолжает обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных только при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
1.6.2.     Оператор обязан:
1)    организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
2)    отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
3)    сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 30 дней с даты получения такого запроса.
1.7.    Основные права субъекта персональных данных. Субъект персональных данных имеет право:
1)    получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
2)    требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
3)    обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных.
1.8.    Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.
1.9.    Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ООО «РЕХАУ» в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.    Цели сбора персональных данных
2.1.    Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
2.2.     Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно при условии обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов
2.3.    Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
2.3.1.    в отношении работников - расчёт и начисление заработной платы; исчисление и уплата предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное социальное и пенсионное страхование; перечисление заработной платы на банковские счета; оформление страхования жизни и других видов страхования; осуществление мероприятий, необходимых для командирования по территории Российской Федерации; выездом и пребыванием за границей; прохождения периодического/предварительного медицинского осмотра;. прохождение обязательных предрейсового и послерейсового медосмотров; использование корпоративного номера телефона; использование корпоративного транспорта; оформление визитных карточек, пропусков, сертификатов ключей электронной подписи, доверенностей; организация обучений, получение образование и продвижения по службе; использование корпоративного такси; осуществление внутрифирменной коммуникации, публикаций в корпоративных СМИ; сопровождение по миграционным вопросам; контроль количества и качества выполняемой работы;
2.3.2.    предоставление дополнительных социальных гарантий членам семей работников, публикация в корпоративных СМИ, осуществление мероприятий, необходимых для командирования по территории Российской Федерации; выездом и пребыванием за границей;
2.3.3.    привлечение, оценка и отбор кандидатов на работу у Оператора;
2.3.4.    организация пропускного режима на территории Оператора, обеспечение безопасности и сохранности их имущества; 
2.3.5.    взаимодействие с действующими и потенциальными контрагентами Оператора (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и гражданами, использующими специальные режимы налогообложения) по вопросам заключения и исполнения договоров;
2.3.6.    взаимодействие с действующими и потенциальными потребителями продукции REHAU (физическими лицами) по вопросам использования продукции Оператора, в том числе в отношении приобретения, доставки, установки, гарантийного и послегарантийного обслуживания продукции Оператора;
2.3.7.    регистрация, идентификация и персонализация зарегистрированных пользователей интернет-сайтов, предоставление таким пользователем доступа к ресурсам и функциям, доступным только для зарегистрированных пользователей; повышение удобства работы зарегистрированных пользователей, улучшение продуктов и услуг; персонализированная консультация по вопросам использования продукции Оператора, 
2.3.8.    направление маркетинговой и справочной информации зарегистрированным пользователям интернет-сайтов (при наличии на это согласия пользователей), обеспечение возможности участия в опросах, акциях и проводимых Оператором мероприятиях, оказание технической поддержки и обратной связи;
2.3.9.    мониторинг действий и сбор статистики посещения интернет-сайтов анонимными пользователями для анализа тенденций посещения и повышения удобства работы пользователей на информационных ресурсах Оператора; предоставление возможности для обратной связи с Оператором
2.3.10.    обеспечение взаимодействия и обмена опытом между Оператором и другими компаниями группы REHAU, учёт сведений о контрагентах и работниках Оператора в информационных системах в соответствии с корпоративными требованиями группы компаний РЕХАУ;
2.3.11.    взаимодействие с органами исполнительной власти и иными уполномоченными государственными организациями в случаях, предусмотренными федеральными законами и иными нормативными правовым актами Российской Федерации;
2.3.12.    подготовка корпоративной отчетности, участие в корпоративных мероприятиях, учёт и администрирования персонала, обеспечения взаимодействия работников и внутрифирменной коммуникации.

3.     Правовые основания обработки персональных данных

3.1.    Обработка персональных данных осуществляется Оператором во исполнение Конституции Российской Федерации; федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов, регулирующих отношения, связанные с деятельностью Оператора.
3.2.    . Правовым основанием обработки персональных данных являются:
•    согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных;
•    федеральные законы и иные нормативные правовые акты, возлагающие на Оператора выполнение обязательных функций, полномочий и обязанностей по обработке персональных данных субъектов;
•    заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных договоры, предусматривающие обработку персональных данных субъектов, а также инициатива субъекта о заключении договора с Оператором;
•    обработка персональных данных для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

4.     Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

4.1.    Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разделе 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
4.2.    Категории персональных данных, обрабатываемых применительно к каждому субъекту персональных данных, утверждаются локальным нормативным актом Оператора. Могут обрабатываться только те персональные данные, которые отвечают целям обработки.
4.3.    Персональные данные следующих категорий субъектов могут обрабатываться Оператором в следующих целях:
4.3.1.    кандидаты для приема на работу к Оператору – в целях, указанных в п. 2.3.3, 2.3.4 настоящей Политики;
4.3.2.    работники и бывшие работники Оператора – в целях, указанных в п.п. 2.3.1, 2.3.4, 2.3.6, 2.3.10, 2.3.11 настоящей Политики;
4.3.3.    члены семьи работников Оператора – в целях, указанных в п.п. 2.3.2, 2.3.4 настоящей Политики;
4.3.4.    посетителей служебных зданий, помещений и территорий Оператора, которым необходимо оформление разового пропуска – в целях, указанных в п.п. 2.3.4 настоящей Политики;
4.3.5.    работники и бывшие работники дочерних и аффилированных компаний группы компаний REHAU – в целях, указанных в п.п. 2.3.4, 2.3.10 и 2.3.12 настоящей Политики; 
4.3.6.    представители контрагентов Оператора (юридических и физических лиц) – в целях, указанных в п.п. 2.3.4, 2.3.5, 2.3.7, 2.3.8, 2.3.10, 2.3.11 настоящей Политики;
4.3.7.    потребители продукции Оператора (физические лица) и их представители – в целях, указанных в п.п. 2.3.4, 2.3.6, 2.3.7, 2.3.8, 2.3.10, 2.3.11 настоящей Политики;
4.3.8.    зарегистрированные пользователи интернет-сайтов – в целях, указанных в п.п. 2.3.7., 2.3.8 настоящей Политики;
4.3.9.    анонимные пользователи интернет-сайтов – в целях, указанных в п.п. 2.3.9 настоящей Политики.
4.4.    Оператором не осуществляется обработка биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность). Оператор не рассматривает как обработку биометрических персональных данных хранение фотографий и документов, удостоверяющих личность работников и соискателей, а также размещение фотографий работников на сайте Оператора, поскольку в этих случаях фотографические изображения (их копии) не используются Оператором для установления личности субъектов персональных данных.
4.5.    Оператор не обрабатывает персональные данные, относящиеся к специальным категориям и касающиеся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, о членстве субъектов персональных данных в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности в непредусмотренных законодательством случаях, за исключением сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения Работником трудовой функции и необходимых для целей, определенных законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством, законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством.

5.    Порядок и условия обработки персональных данных

5.1.    Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.2.    Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.3.    Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
5.4.    К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных в соответствии с утвержденным руководителем оператора документом, определяющий конкретный перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных.
5.5.    Обработка персональных данных осуществляется Оператором после того, как:
•    персональные данные получены в устной и(или) письменной форме непосредственно от самих субъектов персональных данных и(или) их представителей;
•    персональные данные внесены в журналы, реестры и информационные системы Оператора в электронном виде;
•    персональные данные получены в иных не противоречащих законодательству формах.
5.6.    Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
5.7.    Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.8.    Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
•    определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
•    применяет организационные и технические меры по соблюдению требований безопасности, а именно:
(a)    организовывает режим обеспечения безопасности помещений, в которых находятся материальные носители персональных данных и размещены информационные системы персональных данных, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
(b)    обеспечивает учет документов и машинных носителей информации, содержащих персональные данные;
(c)        утверждает за подписью единоличного исполнительного органа перечень лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения ими трудовых обязанностей;
(d)        использует средства защиты информации, прошедшие процедуру оценки соответствия требованиям российского законодательства в области обеспечения безопасности информации, в случае, если применение таких средств необходимо для нейтрализации угроз, признанных актуальными;
(e)        назначает работника (работников), ответственного за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе или возложить соответствующие обязанности на соответствующее структурное подразделение;
(f)    обеспечивает обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принимать соответствующие меры;
(g)    восстанавливает персональные данные, модифицированные или уничтоженные вследствие несанкционированного доступа к ним;
(h)    устанавливает правила доступа к персональным данным и обеспечивает регистрацию и учет всех действий, совершаемых с персональными данными;
(i)    осуществляет контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
•    принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
•    осуществляет оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
•    назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных у Оператора;
•    назначает лицо, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных, хранящихся в информационных системах персональных данных Оператора;
•    организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
•    хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
•    организует ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных;
•    самостоятельно или с привлечением третьих лиц осуществляет внутренний контроль (аудит) соответствия обработки персональных данных действующему законодательству, настоящей Политике и локальным актам Оператора.
5.9.    Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором.
5.10.    При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
5.11.    Оператор осуществляет в соответствии с корпоративными требованиями трансграничную передачу персональных данных на территорию Федеративной Республики Германия в компанию REHAU AG + Co (Федеративная Республика Германия, 95111 г. Рехау, ул. Отто-Хан-Штрассе 2) с целью учёта сведений о поставщиках в корпоративной системе управления предприятием SAP ERP; с целью учёта сведений о покупателях в системе управления взаимоотношениями с клиентами SAP CRM; с целью учёта и администрирования персонала в кадровой корпоративной системе SAP HR и системе управления талантами SAP Success Factor, с целью обеспечения взаимодействия работников и внутрифирменной коммуникации в системах Microsoft Active Directory, Microsoft Sharepoint, REHAU Daily. Федеративная Республика Германия является стороной Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных ETS № 108 и обеспечивает адекватную защиту прав субъектов персональных данных.

6.    Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов
на доступ к персональным данным

6.1.    Оператором при обращении субъекта персональных данных или его представителя предоставляются следующие сведения, касающиеся обработки персональных данных субъекта: подтверждение факта обработки персональных данных Оператором; правовые основания и цели обработки персональных данных; цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных; наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона; обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом; сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом; информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; иные сведения, предусмотренные федеральными законами.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
6.2.    Запрос должен содержать:
•    номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
•    сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
•    подпись субъекта персональных данных или его представителя.
6.3.    Запрос может быть направлен почтовым отправлением по юридическому адресу Оператора или направлен в форме электронного документа на электронную почту contact-rus@rehau.com.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с законом о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
6.4.    В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
6.5.    В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
6.6.    При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если
•    иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
•    Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
•    иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.

Engineering progress

Enhancing lives